System rejestracji uczestników to strona zapisów, formularz, sprzedaż biletów i odprawa przy wejściu w jednym panelu. W Alllights uczestnik zapisuje się i płaci online, dostaje osobisty kod QR, a organizator widzi na bieżąco, ile osób się zapisało i ile faktycznie weszło – bez prowizji od biletów i bez limitu uczestników.
Zbiera zapisy, pobiera płatności, prowadzi listę uczestników i sprawdza bilety przy wejściu. Jeśli którejś z tych czterech rzeczy nie robi, resztę i tak prowadzisz w arkuszu – a wtedy to arkusz jest twoim systemem.
Każda konferencja ma własną stronę z nazwą, terminem, opisem, miejscem i organizatorem. Konferencja może być jednym wydarzeniem albo zbiorem wydarzeń, na które uczestnik zapisuje się osobno – na przykład warsztaty z własnym limitem miejsc.
Własne pola: krótki i długi tekst, wybór jednokrotny i wielokrotny, pole zaznaczenia, pełny blok adresowy, tekst informacyjny. Każde pole wymagane albo opcjonalne. Uczestnik nie zakończy zapisu bez odpowiedzi na pola wymagane.
Kilka typów biletów, na przykład Standard i VIP, każdy z ceną, opisem i limitem miejsc. Cena dzieli się na fazy: early-bird od startu, kolejna od jednej daty. Fazy nigdy się nie nakładają ani nie zostawiają luki.
Uczestnik płaci kartą na stronie Stripe, a pieniądze trafiają na twoje konto Stripe, nie na nasze. Alllights nie pobiera prowizji od sprzedaży – płacisz tylko abonament i opłaty operatora płatności.
Wyszukiwanie po imieniu, nazwisku, e-mailu i identyfikatorze. Nad listą stały licznik: zapisani, odprawieni, oczekujący. Eksport pełnej listy do arkusza razem z odpowiedziami z formularza – nie tylko widocznej strony.
Każdy uczestnik ma osobisty kod QR w panelu, w e-mailu i w Apple Wallet. Obsługa skanuje go przy wejściu telefonem – bez dodatkowego sprzętu. Ten sam kod nigdy nie wejdzie dwa razy, nawet na kilku stanowiskach naraz.
Organizator publikuje stronę rejestracji, uczestnik wybiera bilet, wypełnia formularz i płaci, a przy wejściu pokazuje kod QR. Sześć kroków, z których organizator wykonuje dwa.
Nazwa, termin, opis, miejsce, typy biletów, cennik i formularz. Dopóki czegoś brakuje, publikacja jest zablokowana, a panel wypisuje, co trzeba uzupełnić.
Jedno kliknięcie. Link do strony trafia w zaproszenie, mailing i posty prelegentów – to jedyny adres, który uczestnik musi znać.
W konferencji wielowydarzeniowej uczestnik zaznacza wydarzenia, w których weźmie udział. Przy kilku typach biletów widzi opis, aktualną cenę i informację o wyprzedaniu.
Uczestnik odpowiada na pytania z formularza i płaci kartą przez Stripe. Po zapłacie wraca na potwierdzenie, a bilet jest gotowy od razu.
Kod QR czeka w panelu uczestnika i w Apple Wallet razem z nazwą konferencji, datami i wybranymi wydarzeniami. Gdy zmienisz godzinę lub salę, uczestnik zobaczy w panelu, co się zmieniło i jaka była poprzednia wartość.
Obsługa bramki skanuje kod i od razu widzi, kogo wpuszcza: e-mail, identyfikator, typ biletu, godzinę odprawy. Licznik nad listą uczestników pokazuje frekwencję na żywo.
Na polskim rynku spotkasz trzy modele: prowizję od każdej rejestracji, kredyty za uczestnika i stały abonament. Alllights to abonament – 369 zł miesięcznie albo 3099 zł rocznie, bez prowizji i bez limitu uczestników.
Konfeo: 2% od opłaconej rejestracji, min. 2 zł (Lite) albo 2 zł + 4%, maks. 15 zł (Max). Rośnie z każdym sprzedanym biletem.
Syskonf: 1 kredyt = 9,90 zł za każdego zarejestrowanego uczestnika, także na darmowym wydarzeniu.
Alllights: 369 zł za każdy miesiąc sprzedaży biletów, tu 3 miesiące. Bez limitu uczestników i konferencji; w planie rocznym 3099 zł za wszystkie wydarzenia w roku.
Kiedy który model się opłaca
Do każdego modelu dolicz opłaty operatora płatności za obsługę kart, jeśli cennik dostawcy ich nie zawiera. W Alllights płatności obsługuje Stripe według własnego cennika, a pieniądze trafiają bezpośrednio na twoje konto.
Takie, o jakie zapytasz – imię, nazwisko i e-mail zbiera każda rejestracja, a resztę dokładasz własnymi polami. Każde dodatkowe pole obniża liczbę osób, które dokończą zapis, więc pytaj tylko o to, co wykorzystasz.
Formularz budujesz raz i trzymasz w organizacji pod własną nazwą, a potem przypisujesz go do konferencji albo do konkretnego wydarzenia. Warsztaty pytają o poziom zaawansowania, gala o dietę, konferencja płatna o dane do faktury – bez przepisywania pól.
Odpowiedzi zapisują się przy rejestracji i wychodzą w eksporcie razem z typem biletu i statusem odprawy. Z jednego arkusza policzysz, ilu uczestników wybrało którą ścieżkę albo jaki odsetek to osoby decyzyjne – liczba, którą wpisujesz do oferty sponsorskiej.
Osobne pole zaznaczenia w tym samym formularzu, nie warunek udziału. Masz udokumentowaną, dobrowolną zgodę uczestnika na kontakt, zebraną przy zapisie na to konkretne wydarzenie – jedyną podstawę, na której sponsor może dostać jego dane.
Typy pól w kreatorze formularzy
Które pola naprawdę są potrzebne, opisujemy w kroku 6 poradnika organizacji konferencji krok po kroku.
Obsługa skanuje telefonem osobisty kod uczestnika, a system zapisuje wejście i pilnuje, żeby ten sam kod nie wszedł dwa razy. Odprawa jednej osoby trwa kilka sekund zamiast kilkudziesięciu przy szukaniu nazwiska na wydruku.
Kod QR jest osobisty. Przekazanie telefonu drugiej osobie nie wpuści jej na cudzym bilecie.
Ponowne zeskanowanie odprawionego kodu nie odprawia nikogo drugi raz. Obsługa widzi, że uczestnik już wszedł i o której godzinie – tak wyłapujesz dzielenie się biletem.
Gdy dwa stanowiska zeskanują ten sam kod w tej samej chwili, wejście zapisze tylko jedno. Praktyczna reguła: jedno stanowisko na każde 200 uczestników, więcej, jeśli wydajesz materiały.
Inny dźwięk dla udanej odprawy, inny dla kodu już odprawionego, inny dla błędu. Obsługa nie musi patrzeć na ekran przy każdej osobie.
Widzi listę uczestników i odprawia, ale nie ma dostępu do reszty panelu. Hostessie z agencji dajesz dokładnie tyle, ile potrzebuje.
Licznik zapisanych i odprawionych liczy się na bieżąco. Frekwencja z odprawy to liczba do raportu dla sponsora i do planowania cateringu na następną edycję.
Taki, który w jednym miejscu prowadzi stronę zapisów, formularz, płatności, listę uczestników i odprawę przy wejściu – inaczej część pracy wraca do arkusza. Alllights robi wszystkie pięć rzeczy w abonamencie bez prowizji, a każdą nową organizację zaczyna bezpłatny okres próbny bez podawania karty.
Uczestnik otwiera stronę rejestracji od organizatora, wybiera wydarzenia i typ biletu, odpowiada na pytania z formularza i płaci kartą, jeśli bilet jest płatny. Po chwili ma bilet z kodem QR w swoim panelu i może dodać go do Apple Wallet.
Tak. Wydarzenie może być darmowe albo płatne. Przy darmowym uczestnik po prostu się rejestruje, a organizator ustawia jeden łączny limit miejsc; w płatnym limity ustawia się na typach biletów.
Tak, na dwa sposoby. Każda zmiana w konferencji, wydarzeniu lub agendzie pojawia się w panelu uczestnika razem z poprzednią wartością. Osobno możesz wysłać wiadomość do wszystkich uczestników z zapisanego szablonu e-mail.
Tak – pełną listę, nie tylko widoczną stronę, do arkusza. W eksporcie są dane uczestnika, typ biletu, status odprawy i odpowiedzi na wszystkie pola twojego formularza.
Tak. Alllights działa w przeglądarce, a na telefonie można dodać go do ekranu głównego jak aplikację – bez sklepu i aktualizacji. Obsługa bramki skanuje kody aparatem telefonu. Całość jest dostępna po polsku i po angielsku, z e-mailami w języku odbiorcy.
369 zł miesięcznie albo 3099 zł rocznie za wszystkie funkcje, bez limitu konferencji, wydarzeń i uczestników i bez prowizji od sprzedaży biletów. Płatności kartą rozlicza Stripe według własnego cennika, bezpośrednio na twoje konto.
Załóż organizację, zbuduj formularz i opublikuj stronę zapisów. Bezpłatny okres próbny, bez karty.
Wypróbuj za darmoZdecyduj, na co się zgadzasz. Wybór obowiązuje do czasu jego zmiany i możesz wrócić do niego w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies" w stopce.